La verità sulla tua Produttività e le pile di documenti

La produttività e le pile

Poco tempo fa sono stata nell’ufficio di un cliente, dove si stava freneticamente preparando un incontro.

Tutti erano alla spasmodica ricerca di un documento fondamentale per il meeting. Vedendoli nel panico più totale, ho chiesto se potevo essere di qualche aiuto. “No, è qui, lo so, l’ho messo qui, lo SO che è qui da qualche parte” è stata la risposta. Ma il tanto agognato documento non era affatto li. Alla fine, in ritardo, si sono presentati all’incontro senza il documento, adducendo un guasto alla stampante.

Pessima figura, ma quante volte vi è capitata la stessa cosa?

AMMUCCHIARE DOCUMENTI SULLA SCRIVANIA NON E’ ORGANIZZAZIONE.

Quando lo faccio notare, le risposte che ricevo solitamente sono:

  • Anche se SEMBRO disordinato, so esattamente dove trovare quello che cerco
  • Per me così funziona, ho sempre tutto sottomano
  • Non ho tempo di mettere in ordine.

Ma la verità è che la gente ammucchia le cose perchè non è capace di organizzare il proprio lavoro.

LE PILE NON SONO ORGANIZZAZIONE. SONO LA SCUSA PER RIMANDARE L’ORGANIZZAZIONE.

Le pile di documenti ti rendono più difficile lavorare, non sono un buon metodo di archiviazione, e soprattutto RALLENTANO il tuo lavoro.

Ecco alcuni suggerimenti per evitare l’ammucchiarsi di documenti:

  1. Archivialo ora! La prossima volta che starai per mettere l’ennesimo documento sull’ennesima pila, pensa a quanto tempo ti ci vorrebbe ad archiviarlo. Un minuto? Quel singolo minuto ti risparmierà un sacco di tempo in futuro!
  2. Trova un metodo. La maggior parte delle persone accumula documenti (ed oggetti sparsi in casa) perchè non ha un valido sistema di archiviazione/organizzazione domestica. In entrambi i casi, investi tempo e/o risorse in un sistema di archiviazione, o organizzazione, per sistemare tutto quello che hai sparso in giro. Ti assicuro che farà un’enorme differenza!
  3. Riordina la tua scrivania sistematicamente. Un metodo per tenere la scrivania in ordine è programmare una sessione di “pulizie di primavera” sistematica. Può essere una volta la settimana, tipo il venerdi pomeriggio, che ti aiuta a verificare di non aver dimenticato nulla e ad organizzare il lavoro per la settimana successiva. Arrivare in ufficio il lunedi mattina e trovare la scrivania in ordina e già un’idea di base di quello che devi fare ti darà uno sprint che neppure la migliore miscela di caffè ti potrebbe garantire.
  4. Cestina. Se QUEL foglio gironzola sulla scrivania da settimane, buttalo. O se proprio sei incerto, fanne una scansione ed archivialo digitalmente. Ci sono ottime probabilità che non ne avrai più bisogno, ma un backup di sicurezza non guasta.
  5. Diventa digitale. Il metodo migliore in assoluto per eliminare le scartoffie è tenere un archivio digitale. Sistemi come EVERNOTE o DROPBOX posso aiutarti in questo: oltre ad eliminare chili di inutile carta, avrai l’indiscusso vantaggio di avere accesso al tuo archivio sempre e in qualunque situazione.

Ricorda: LE PILE NON SONO ORGANIZZAZIONE!

Se pensi di avere bisogno di un aiuto per organizzare le tue pile ed aumentare la tua produttività, contattami:

Lascia un commento

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...