10 trucchi per essere più organizzato, spiegati da un’Assistente Virtuale

ufficio ordinato

L’organizzazione è la chiave per essere produttivi. Nessuno più di me, che assisto diversi clienti contemporaneamente, può esserne certo. Senza una buona organizzazione, mi sarebbe impossibile svolgere la mia professione in modo soddisfacente.

Se lavori in un ambiente in cui le carte sono sparse ovunque, non sarai così produttivo come potresti essere.

Essere organizzato può non solo evitare che il tuo rendimento diminuisca, ma può migliorare la tua produttività.

Se vuoi essere organizzato e produttivo, segui questi 10 suggerimenti.

  1. Guarda ciò che è sulla tua scrivania e trova cosa può essere rimosso. Non è necessario avere un vaso di fiori sulla scrivania. La tua scrivania è un posto di lavoro, non un posto per il disordine.
  2. Avere post-it ovunque in ogni momento. Se non hai troppa confusione sulla scrivania, i tuoi post-it avranno più attenzione. I post-it sono un ottimo modo per rimanere produttivi e identificare che cosa devi fare ogni giorno.
  3. Appendere le frasi motivazionali sulle tue pareti, invece che sulla scrivania. Più cose avrai da guardare sulla scrivania, meno lavoro sarai in grado di fare. Il tuo obiettivo è quello di essere in grado di guardare in qualsiasi punto della scrivania e trovare con un solo colpo d’occhio sia un post-it, una scorecard o le pratiche in corso.
  4. Spostare tutto il ​​disordine in un’altra stanza. C’è disordine anche nelle migliore case dei maniaci della pulizia. Per evitare che il disordine influisca sulla tua produttività, è necessario spostare tutto questo disordine in una stanza dove non vai quasi mai. Spostare tutto il disordine in una sola stanza renderà tutte le altre stanze dell’ufficio, o della casa, molto più vivibili.
  5. Registrare i dati importanti. Non vorresti ricordare quanti soldi hai guadagnato quattro mesi fa? La registrazione dei dati importanti ti permetterà di ricordare le entrate generate in ogni mese. Ci sono anche altri tipi di dati che sono abbastanza importanti da registrare. Invece di cercare di trovare i dati importanti sparsi nel tuo PC, è necessario registrarli accuratamente utilizzando documenti Word / Excell sul computer. La scelta di registrare questi dati sul tuo computer impedisce anche di perderli o di diventare una parte del disordine.
  6. Tutto sulla scrivania deve avere uno scopo. Alcune persone hanno iPad sulle loro scrivanie per nessun motivo apparente: questi iPad devono essere tolti dalla scrivania. Altri iPad invece sono realmente utilizzati durante la giornata lavorativa: questi sono gli iPad di cui hai bisogno sulla scrivania.
  7. Avere più cartelle. Anche se non ottieni un certo cliente, devi comunque tenere traccia della tua relazione con lui. Io uso le cartelle per memorizzare tutti i miei contatti, così posso guardare indietro, imparare dai miei errori, e identificare i miei grandi punti di debolezza e di forza. Ci sono molti modi creativi possibili di utilizzare le cartelle per archiviare i dati. Basta fare in modo che non ci sono troppe cartelle che finiscono sulla scrivania.
  8. Avere più raccoglitori. I raccoglitori possono essere utilizzati per raccogliere i dati e le informazioni che le cartelle non in grado di memorizzare. Devi conservare tutte le tue note adesive in raccoglitori ben organizzati, in modo che siano facili da consultare.
  9. Avere un blocco per appunti. Invece di avere 10 pezzi di carta sparsi sulla scrivania, è possibile scrivere su 10 pagine di un blocco. Se tutte queste informazioni rimangono in un unico posto, non perderai tempo a cercarle in un secondo momento. Puoi anche utilizzare un quaderno con le pagine suddivise per argomenti, in modo da avere i tuoi appunti ancora più in ordine. In alternativa, puoi prendere gli appunti direttamente sul tuo ipad, oppure scansionarli e archiviarli nel cloud, in modo da averli sempre a portata di mano ben ordinati.
  10. Avere una scrivania con cassetti. Se la tua scrivania ha dei cassetti, la probabilità di sviluppare il disordine sulla scrivania diminuisce. Tuttavia, non si può semplicemente pensare a cassetti della scrivania come un modo per rimuovere il disordine dalla tua scrivania. Anche i cassetti della scrivania vanno organizzati in modo da poter accedere a ulteriori informazioni più rapidamente.

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Essere organizzati è un modo per aumentare la produttività.

Con l’implementazione di questi 10 tattiche, avrai un posto di lavoro più organizzato, il che significa che sarai in grado di fare più cose più velocemente.

Quali sono i tuoi pensieri sui miei suggerimenti?

Hai qualche altro consiglio su come essere e restare organizzato?

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