5 trucchi per tenere i tuoi documenti in ordine, spiegati da un’Assistente Virtuale

archivio

Dove tieni i tuoi documenti più importanti?

Forse, se sei ordinato, disponi di un archivio. O invece, se sei “creativo” hai una grossa scatola da scarpe dove infili i documenti importanti.

In realtà non importa dove li tieni, purchè tu abbia un posto – uno solo – dove cercarli.

Saresti in grado di trovare i tuoi documenti importanti rapidamente se necessario?

Alcuni documenti ancora bisogno della carta

Io sono una grande fan dei supporti digitali. Cerco di eseguire la scansione di tutto. Inoltre, la maggior parte dei miei appunti e delle mie note sono conservati elettronicamente, nel cloud.

Eppure, ci sono alcuni documenti che non hanno ancora fatto il salto per l’era digitale e richiedono l’originale cartaceo. Documenti legali, licenze, e altro ancora.

Recentemente, ho dovuto cercare i documenti notarili di un appartamento acquistato quasi 20 anni fa. Non mi ricordavo affatto di aver mai visto quel rogito – anche se è evidente che l’avevo visto, essendo intestato a me – ma dopo averlo ritirato dal notaio non avevo alcuna memoria di dove l’avessi archiviato: dopotutto sono passati quasi 20 anni, e nel frattempo ho anche traslocato. Eppure, sapevo esattamente dove trovarlo.

Perché? Perché tengo tutti i miei documenti cartacei importanti in un unico luogo.

In meno di 5 minuti, avevo individuato il rogito che probabilmente non era stato toccato o visto da oltre 10 anni, data del mio ultimo trasloco.

Il passo successivo è stato, ovviamente, farne una scansione e archiviarlo digitalmente – si sa mai ……

 

Un posto per i tuoi documenti importanti

Quindi, è vitale avere un unico posto dove conservare i documenti cartacei originali, quali:

  • Documenti di identità come passaporti e patenti varie non di uso quotidiano
  • Rogiti e Contratti di affitto
  • Testamenti, procure, atti notarili, documenti legali
  • Documenti di auto – barche – etc
  • Certificati di nascita, certificati di matrimonio, sentenze di divorzio, e altre scritture private
  • Obbligazioni e altri titoli
  • Assicurazioni
  • Documenti relativi ad apertura – acquisto – cessione di società
  • Documenti contabili
  • Garanzie e manuali

Se disponi di un unico posto in cui sono conservati tutti i documenti importanti, saprai esattamente dove trovarli  quando ne avrai bisogno. Sembra semplice. Eppure, la maggior parte delle persone non sono così organizzate.

È possibile utilizzare un casellario o in cassetto.

Io preferisco un armadio apposito per conservare tutti quei documenti, che nel corso degli anni si sono moltiplicati come funghi in una piovosa mattinata di fine estate.

Se questo articolo ti ha illuminato e decidi di riorganizzare il tuo archivio, puoi acquistare una cassaforte ignifuga, o una libreria dotata di chiave in modo da rendere i tuoi documenti meno accessibili al tuo prossimo.

Eccoti 5 trucchi per aiutarti ad avere sempre i tuoi documenti importati a portata di mano:

  1. TUTTO IN UN UNICO POSTO – Scegli uno schedario, un armadio, una scatola per conservare tutti i tuoi documenti importanti. Non deve essere bello o alla moda, o costoso. Basta che sia uno solo.
  2. ELIMINA IL DISORDINE – Devi essere molto selettivo su ciò che raccogli e conservi nel tuo archivio di cose importanti. Ci sono davvero pochi documenti che veramente hanno bisogno di stare lì. Ad esempio, le ricevute e altri documenti semplici dovrebbero essere nel loro archivio. Pensate ai vostri documenti importanti come quelli che sono “Top Secret” o non sostituibili. La maggior parte delle persone dovrebbero essere in grado di cavarsela con un singolo archivio di documenti importanti.
  3. DIGITALIZZA TUTTO QUELLO CHE PUOI. Il tuo archivio di documenti importanti dovrebbe essere solo per i documenti che devono essere conservati in formato cartaceo. Per i documenti che non hanno bisogno di essere conservati in originale, ti consiglio di scansionarli e conservarli nella tua biblioteca digitale.
  4. RIMETTILI SEMPRE A POSTO. Quando hai bisogno di un documento importante, assicurati di rimetterlo al suo posto appena hai finito. Non lasciarlo in giro dicendo “ci penserò domani”, perché questo è il miglior modo per perdere le cose!
  5. TIENILI AL SICURO. Conserva i documenti importanti in un luogo sicuro. Dovrebbe essere separato dall’archivio di ogni giorno. Non conservarli in un luogo ben visibile dove potrebbero essere presi con altri oggetti di valore. Per maggiore protezione, utilizzare una cassetta di sicurezza per proteggere i tuoi documenti veramente importanti da eventi imprevisti.

SAPPI SEMPRE DOVE SONO I TUOI DOCUMENTI IMPORTANTI

E ‘facile sapere dove sono i tuoi documenti importanti se li tieni archiviati in un unico posto.

In questo modo eviterai  stress e perdite di tempo per frenetiche ricerche di un semplice ma importante “pezzo di carta.”

Non solo avrai  la mente serena, ma saprai sempre dove trovare i tuoi documenti più importanti quando ne avete bisogno.

 

Domanda: Tu dove tieni i tuoi più importanti documenti cartacei? Hai qualche altro suggerimento da darci?

 

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