L’Assistente Virtuale : cosa è e cosa fa

assistente virtuale

L’Assistente Virtuale è una professione molto nota nel mondo anglosassone, ma ancora in Italia tanti non sanno che consiste nell’esternalizzare alcune mansioni a una professionista che può espletare ON DEMAND diversi tipi di attività d’ufficio, come la gestione dei profili social, delle email, dell’agenda, di attività amministrative e segretariali generiche.

Wikipedia recita che “Il termine Assistente Virtuale o VA (dall’inglese Virtual Assistant – VA) si riferisce a una persona che svolge le mansioni di una segretaria o assistente in forma remota, da casa o da un ufficio, ma che non è presente fisicamente nell’ufficio della persona a cui presta tali servizi. È una forma innovativa di lavoro, nata negli USA negli anni novanta e che si sta imponendo soprattutto in quei contesti in cui sia necessario ridurre i costi e quindi non avere una segretaria inquadrata come dipendente fissa, ma poter allo stesso tempo usufruire di servizi segretariali on demand, pagando solo per i servizi realmente forniti.”

L’Assistente Virtuale fornisce quindi servizi professionali di supporto (in amministrazione, comunicazione, elaborazione dati, ricerche, preparazione di presentazioni, segreteria telefonica, organizzazione di trasferte e viaggi, ecc) o servizi professionali specializzati (promozione web 2.0, assistenza alla clientela, sviluppo di siti web, progettazione grafica, ricerca e selezione di personale, ecc) ad aziende, imprese e professionisti prevalentemente da remoto.

La gestione del tempo sta diventando un elemento cruciale in ogni azienda e questo ha reso molti imprenditori giocolieri del tempo. Tutti sono alla ricerca di modi per realizzare le proprie attività più velocemente ed efficacemente. Prima che se ne rendano persino conto, indossano più cappelli contemporaneamente per portare a termine i loro impegni, col risultato di sentirsi sopraffatti alla fine di una lunga giornata lavorativa. Sempre più persone stanno ormai realizzando che bisogna imparare a mettere dei paletti e cominciare a delegare alcune attività, così che l’azienda possa crescere costantemente senza bruciarsi troppo.

Un’Assistente Virtuale ti può aiutare a completare la tua to-do-list (ammesso che tu ne abbia una) molto più velocemente, e ad avere più tempo per focalizzarti sulle cosa davvero importanti e che danno valore aggiunto alla tua azienda. E, non meno importante, ti regalerà più tempo libero per la tua famiglia e per i tuoi hobby.

Senza costi fissi, senza vincoli. Sogno, no, una realtà molto più a portata di mano di quanto tu non creda.

Ci sono parecchi modi in cui un’Assistente Virtuale può aiutarti, eccone alcuni:

SEGRETERIA VIRTUALE  E ORGANIZZAZIONE

  • Gestione e organizzazione dell’agenda;
  • gestione TO DO list;
  • creazione documenti in Word/Excel;
  • battitura testi;
  • correzione bozze (articoli, brochures, dépliants);
  • presentazioni in Power Point;
  • data entry;
  • organizzazione archivio;
  • organizzazione documenti;
  • gestione e organizzazione di files (Google Drive, Dropbox, etc.);
  • organizzazione viaggi;
  • traduzioni inglese;
  • organizzazione riunioni (gestione partecipanti, convocazione riunione, redazione di documentazione di supporto, minute della riunione, redazione follow-up);
  • supporto all’organizzazione di eventi (invio inviti, recall, predisposizione elenco partecipanti, invio documentazioni);
  • supporto operativo alla formazione (raccolta iscrizioni, convocazioni di docenti e corsisti, gestione registri d’aula e questionari di valutazione, elaborazione e distribuzione di materiale didattico);
  • gestione progetti – filtro fra te e il tuo team atttraverso report;
  • revisione ed editing di testi;
  • trascrizione di podcast.

Social Media and E-mail Manager

  • Creare e mantenere la tua presenza sui vari account social (Facebook, Twitter, Youtube, LinkedIn, Pinterest, etc.);
  • Digital PR: Sviluppare la tua rete di conoscenze e stilare report periodici su ciò che funziona e ciò che non lo fa;
  • Filtro e risposta E-mail.

Gestione Blog

  • Aggiornare e mantenere il tuo blog con contenuti accattivanti (previo coordinamento)
  • Gestire e rispondere ai commenti sul tuo blog
  • Ottimizzare e condividere i tuoi post
  • Fare ricerche su argomenti per futuri post

Amministrazione

  • Gestione contabilità: fatturazione, pagamenti online, gestione incassi, controllo scadenze fiscali, gestione presenze;
  • Gestione rapporti con commercialista, ufficio del lavoro, fiscalista.

Assistente Personale

  • Gestione email personali;
  • Gestione appuntamenti e ricorrenze;
  • Creazione inviti, biglietti;
  • Supporto feste ed eventi privati;
  • Creazione e battitura CV;
  • Battitura tesi di laurea;
  • Personal shopper.

Un’Assistente Virtuale è in grado di svolgere tutta una serie di attività in diversi ambiti, quelle che ti ho elencato sono alcune idee giusto per darti un’idea generale. Ora che hai una buona idea su quali compiti è possibile delegare alla tua Assistente Virtuale, sei sulla buona strada per poterti concentrarsi su quello che sai fare meglio e rendere la tua attività più efficiente.

Vuoi saperne di più?

Visita il mio sito oppure contattami senza alcun tipo di impegno:

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