Le procedure: come ti aiutano a risparmiare tempo

procedure

Ti capita mai di sentirti come se ogni volta che porti a termine un lavoro  avessi inventato la ruota? Magari fai sempre le stesse cose, ma in modo diverso.

Ti capita mai di cercare di spiegare cosa fai nel tuo team, senza trovare le parole giuste, forse perché non lo sai davvero?

Se queste parole le senti tue, forse è il caso di introdurre nella tua attività delle procedure.

Innanzi tutto, lascia che l’Assistente Virtuale che è in me faccia chiarezza.

Un PROCESSO è  “un insieme di attività correlate che trasformano input in output. In ogni processo sarà chiaramente identificato un input e un output, interno o esterno, indirizzato ad un singolo o a gruppi.”

Le PROCEDURE sono le azioni dettagliate che descrivono come un elemento del processo deve essere eseguito.

Se lavori per qualcun altro, ti sarà detto di quale parte del processo occuparti, e ti verranno indicate le procedure da seguire.

Se invece gestisci una tua attività, probabilmente pensi che tutto ciò non sia necessario, in fondo fai quasi tutto tu, chi meglio di te sa come farlo, giusto?….. Questo è un errore molto comune. Il modo per risparmiare tempo è di avere tutto documentato passo-passo.

Facciamo un esempio banale. Hai ricevuto un ospite, un potenziale nuovo cliente, e dopo l’incontro vuoi scrivere una email di follow up e inviare un biglietto di ringraziamento. Ecco alcuni scenari plausibili, visti da me personalmente:

  1. cerchi affannosamente nella scrivania, ma poi ti ricordi che i cartoncini intestati sono finiti, e ti sei dimenticato ci comprare quelli bianchi. Ok, mandare un cartoncino personalizzato è una grande idea, lo farai a partire dalla prossima volta. Purtroppo, non hai una todo list, quindi non ti segni né di far stampare i cartoncini aziendali, né di comprare quelli bianchi “di scorta”. La tua grande idea sarà rimandata à jamais
  2. arriva il cliente successivo. Beh, stavolta però almeno l’email la mando! Accendi il pc, cominci a pensare a cosa scrivere, arrivano alcune telefonate, il tempo vola, e ti ritrovi a sera con l’email ancora da scrivere, e il vuoto siderale in mente: domani avrò la mente fresca, meglio rimandare ……

Se tu avessi una procedura definita, tutto ciò non succederebbe, senti come andrebbe:

  1. ricevi il nuovo cliente. La procedura impone l’invio dell’email nelle successive 24 ore. Hai un template già pronto, che devi solo personalizzare. Tempo: mezzo’ora al massimo. Fatto.
  2. quando ti accorgi che hai ancora solo 50 cartoncini, ordini quelli nuovi, in modo da non rimanere mai senza. Fai una bella fotocopia del cartoncino di ringraziamento scritto all’ultimo cliente, lo scansioni e lo archivi nella sezione TEMPLATES insieme all’email di cui sopra, quando ti serve gli dai un’occhiata e voilà: 5 minuti e il cartoncino è pronto!

Anche se perdere magari mezz’ora per definire una procedura banale come questa, ti assicuro – e i miei capelli quasi bianchi dicono che ho una certa esperienza come Assistente – che questa mezz’ora “persa” ora te ne farà guadagnare tante in futuro, di mezz’ore.

E non illuderti che averla in mente sia sufficiente. Ogni procedura deve essere scritta, archiviata in un posto – materiale o virtuale – dove chi ti assiste possa accedervi senza disturbarti: in questo caso anche delegare sarà molto più indolore, e il tempo risparmiato doppio!

 

Annunci

Rispondi

Inserisci i tuoi dati qui sotto o clicca su un'icona per effettuare l'accesso:

Logo WordPress.com

Stai commentando usando il tuo account WordPress.com. Chiudi sessione / Modifica )

Foto Twitter

Stai commentando usando il tuo account Twitter. Chiudi sessione / Modifica )

Foto di Facebook

Stai commentando usando il tuo account Facebook. Chiudi sessione / Modifica )

Google+ photo

Stai commentando usando il tuo account Google+. Chiudi sessione / Modifica )

Connessione a %s...