4 indizi che il tuo tool di Time Management funziona bene

gestione del tempo

Nel mio lavoro di Assistente Virtuale i tool per la gestione del tempo sono essenziali. Il loro scopo è ottimizzare il mio tempo e farmi essere puntuale nelle consegne. Quindi, ho i tool giusti. Immagino li abbia anche tu.

Come fare per essere sicuri che stiano effettivamente funzionando al massimo? Come verificare che siano efficaci, e non invece una distrazione che appesantisce i nostri processi?

Ti faccio un esempio. Ogni mattina, prima di cominciare il lavoro, controllo la mia agenda, dove mi segno appuntamenti e attività da svolgere. Stamattina, ho notato un’attività di cui non mi ricordavo affatto. Perché non me ne ricordavo?? Semplice, è un’attività ripetitiva, con scadenza annuale, che avevo annotato più di un anno fa. Quindi, questa è la prova che il mio tool è efficace e fa bene il suo lavoro. La mia agenda ha tenuto traccia di questa attività importante da un anno, così che io non dovessi preoccuparmene fino al momento giusto.

Ogni sistema di time management dovrebbe avere 4 funzionalità essenziali:

  • Calendario
  • Todo List
  • Note
  • Rubrica

Sono tutti ugualmente importanti e indispensabili. Quando scegli un tool di produttività, devi essere sicuro che sia funzionale, altrimenti ti farà perdere più tempo di quanto ne guadagnerai.

  1. Ti deve ricordare gli appuntamenti con anticipo – Questo può essere fatto attivando la funzione di alert via email o sms, oppure se usi un’agenda cartacea, scegliene una con una vista settimanale. Lo scopo è di farti segnare gli appuntamenti sull’agenda anche con largo anticipo, e poi dimenticartene finché non diventano rilevanti, per preparare l’eventuale documentazione necessaria.
  2. Deve farti svolgere le tue attività essenziali – La tua Todo List dovrebbe essere sempre con te per tenere traccia delle tue priorità. Quando hai bisogno di controllare quale sia la prossima attività da svolgere, devi sapere immediatamente dove verificare, senza perdere nemmeno un minuto.
  3. Deve ricordarti le informazioni importanti – Gli appunti e le note che prendi dovrebbero conservare informazioni importanti, sia per il tuo lavoro sia per la tua vita privata. Applicazioni come Apple Notes o Evernote rendono le tue note immediatamente disponibili ovunque tu sia, così da non farti sprecare tempo a risolvere lo stesso problema due volte.
  4. Deve conservare i tuoi contatti – Non dovresti mai perdere tempo a cercare un numero di telefono o un indirizzo email. La tua rubrica deve essere costantemente aggiornata, e devi predisporre un adeguato sistema di backup per non smarrire mai nemmeno un contatto utile.

Assicurati che il tuo tool di time management stia lavorando bene. Deve farti risparmiare tempo e rendere la tua vita più semplice. Liberare il tuo cervello da informazioni importanti per fare posto a nuove idee e progetti. Se non è così, prendi in considerazione l’idea di valutare altri sistemi, o il tuo modo di usare il tuo tool.

Tu che sistema usi? Lo trovi efficiente?

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