Lavorare in modo efficiente: la matrice di Eisenhower

lavoro efficiente

L’ex presidente statunitense Eisenhower è considerato un vero e proprio precursore del time management, ovvero del “processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, in particolare per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività” (wikipedia).

Partendo dall’assioma che “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”  il suo metodo si basa sulla capacità di distinguere le cose importanti dalle cose urgenti, ed è stato successivamente studiato e approfondito da Stephen Covey nel libro Sette regole per avere successo (The 7 habits of higly effective people), dimostrando come è possibile separare l’urgente dal superfluo.

La matrice è suddivisa in quattro quadranti:

  1. Crisi: urgente e importante = subito
  2. Qualità: importante e non urgente = decidere quando 
  3. Inganno: urgente e non importante = delegare
  4. Spreco: non importante e non urgente = rimandare 

I criteri utilizzati sono quindi l’IMPORTANZA e l’URGENZA.

Cosa significa IMPORTANTE? “Importante” ha a che vedere con i tuoi valori, i tuoi principi, gli obiettivi e i risultati che vuoi raggiungere! “Importante” è soggettivo, non c’è un “giusto o sbagliato” perché ciò che è importante per me non è detto che lo sia anche per te! Non solo, quello che è importante per me oggi, non è detto che lo sia anche domani. Ovviamente, è di vitale importanza, se vuoi sopravvivere in azienda, capire cosa sia “Importante” per il tuo capo!!

Cosa significa URGENTE? “Urgente” è oggettivo, dipende esclusivamente dalla variabile tempo, è un’attività che richiede attenzione immediata o comunque a brevissima scadenza.

 

Matrice_Eisenhower

Qualunque compito vi troviate sulla scrivania, il primo step è di catalogarlo secondo questa matrice, per poi decidere cosa fare e in che momento.

Spesso, infatti, ci si focalizza sul campo “urgente e importante”, cioè sulle cose che devono essere fatte immediatamente. Ma la vera domanda è: quando troverò il tempo per le cose importanti ma non urgenti, prima che diventino urgenti? E’ in questo settore che si trovano i compiti di qualità, le decisioni strategiche a lungo termine, che non possono essere sottovalutate né procrastinate.

Come catalogare i vari compiti?

  • Nel quadrante 1  l’unica cosa possibile è agire in fretta per risolvere il problema. Esempi: task in scadenza o già scaduti, situazioni urgenti o emergenze da risolvere. Sono attività da fare subito e se la maggior parte della tua giornata è concentrata in questo quadrante significa che non sei affatto padrone del tuo tempo, ma ti limiti a reagire per spegnere gli incendi. La buona notizia è che hai ottimi margini di miglioramento.
  • Nel quadrante 2 inserisci le attività non urgenti, ma comunque importanti, in modo da pianificarle e poterci dedicarci il giusto tempo. Esempi: progetti a medio e lungo termine, progetti di miglioramento, nuove strategie. Più tempo occupi nel quadrante 2 e migliore sarà la qualità della tua vita e del tuo lavoro. Lavorare in questo quadrante è la chiave per imparare a gestire se stessi in maniera efficace. Sono tutte le attività che sai di dover fare ma che non svolgi perché non sei pressato dall’urgenza. Continuando a rimandarne l’esecuzione queste attività vanno a collocarsi nel quadrante 1, costringendoti poi a lavorare in affanno e quindi in condizione  di stress! Lavorare in questo settore significa aumentare le proprie opportunità ed evitare/ridurre i problemi.
  • Nel quadrante 3, poiché c’è solo il criterio temporale, puoi delegare ad altri oppure  rimandare a quando sarai più libero. Esempi: attività richieste dagli altri, lettura di e-mail o telefonate non fondamentali. Se passi il tuo tempo in questo quadrante significa che dai spazio alle cose che distraggono la tua attenzione dalle cose importanti invece di delegare, rinunciando così a occuparti delle cose importanti.
  • Nel quadrante 4 inserirai le questioni non urgenti né importanti, non devi pianificare alcuna attività, al limite puoi delegarla ad altri. Esempi: attività banali,  riunioni a cui sei invitato ed in cui si tratteranno argomenti che non ti interessano o su cui non puoi dare alcun contributo. Se passi buona parte del tuo tempo nel quadrante 4 significa che stai sprecando il tuo tempo.

La maggior parte di noi tende a dare più valore alle cose urgenti anche se non importanti che a quelle importanti ma non urgenti, perché utilizziamo il tempo come criterio di scelta.
Spesso diamo troppo valore alle cose che stanno nel settore 4, magari perché queste cose sono facili da fare, usuali e quindi le consideriamo punti da smarcare prima possibile, così da non doverci più pensare per il resto del tempo.

Il problema è che, mentre le attività del 3 quadrante ti rubano il tempo, quelle del 2 iniziano a spostarsi nel 1, perché quello che oggi è importante ma ancora non urgente, prima o poi lo diventerà, e tu ti troverai a svolgere in fretta e furia una cosa a cui avresti potuto dedicare tutto il tempo necessario!

Se non sei abbastanza disciplinato da muoverti con costanza verso la direzione giusta (ovvero il 2 quadrante) in breve tempo la maggior parte delle cose andrà a intasare il quadrante 1 (urgenti e importanti) , che  è il più pericoloso e stressante: tutto diventa un’emergenza.

Il nostro focus sarà quindi quello di impegnarci giornalmente nel separare i nostri compiti e metterli nel quadrante giusto. Non rimandare le cose importanti all’infinito fino a quando sono una faccenda di vita o di morte. Le emergenze accadono, ma noi dobbiamo lavorare per ridurle al minimo !

Pianificare anticipatamente il proprio lavoro, infatti, ha un triplice sorprendente vantaggio:

  • aumentare la propria produttività,
  • migliorare (riducendoli) i livelli di stress, e
  • disporre di più tempo libero, da impiegare in attività alternative, anche piacevoli.

Un metodo per organizzarsi bene
Un buon modo per organizzare bene il proprio tempo è utilizzare la matrice come segue:

  1. Preparare una TODO LIST
  2. Ordinare le cose per importanza, NON  per urgenza
  3. Solo dopo  definire l’urgenza
  4. Agire.

Il trucco consiste nell’interpretare quanto si è ottenuto, al fine di stabilire delle priorità di intervento e iniziare a organizzare tempi e risorse di cui si dispone in modo ottimale. Di conseguenza, le azioni diventano:

  • Agire: la scelta da operare è unica: occorre attuare subito quanto necessario per il raggiungimento dei propri fini.
  • Pianificare: l’urgenza viene meno, perciò è possibile programmare in anticipo l’azione, ovvero decidere quando svolgere il lavoro stabilito.
  • Delegare: la circostanza riguarda le situazioni in cui le tempistiche sono stabilite da terzi, le attività non riguardano il tuo core business, per cui potrebbe essere possibile delegare l’azione (per esempio a un’Assistente Virtuale)
  • Rimandare: le attività che non sono contraddistinte da urgenza possono essere posticipate, per evitare perdite di tempo.

 

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